por Danillo Sancho
Existe um mantra na Administração que diz que o que não é medido não é gerido. Funciona mais ou menos assim: Imagine um carro sem o painel. Sim! Aquele que fica na frente do motorista indicando a velocidade, a quantidade de combustível, entre outras informações. Você conseguiria dirigir um carro assim? Sem painel? O carro não precisa do painel para funcionar, não é mesmo? Mas por que ele existe? A resposta é simples… Para que o condutor possa tomar as decisões certas! Ora, se precisamos de um painel no carro para tomar decisões enquanto dirigimos, por que não precisamos de indicadores para tomar as decisões? Precisamos SIM!! Sem indicadores, não há gestão eficiente, pois não temos como saber o resultado.
Essa é a função de um indicador. Indicar o que está acontecendo. Transformar a realidade em números que permitam com que você tome decisões corretas, ou mesmo, possa verificar se a decisão tomada foi assertiva. Então, dirigir uma empresa sem indicadores é dirigir uma empresa para a falência.
Bom, você deve estar perguntando então quais os indicadores que eu preciso na minha empresa? Vou explicar não apenas os indicadores que você precisa, mas como você vai organizar eles, pois o painel de uma empresa se assemelha mais a um painel de avião do que de um carro. Entenda e escreva o que vou te dizer agora: a qualidade das suas decisões é diretamente proporcional à qualidade e quantidade de informações que você dispõe. Logo, se você tem poucas informações, você terá uma imprecisão maior do que aquele empresário que tem muitas informações e, claro, informações relevantes.
Primeiro de tudo, você precisa listar os indicadores que você precisa para seu negócio. Existem 4 categorias de indicadores que você deve ter à sua disposição: Financeiro, Mercado, Processos Internos e Pessoas. Alguma semelhança com o BSC?? Claro que sim! O BSC desenvolvido por Kaplan e Norton é a base disso.
Na categoria indicadores, precisamos medir a saúde financeira da empresa. Precisamos de indicadores como EBITDA, ROI, Grau de endividamento, Índice de liquidez, entre outros, para sabermos se todo o esforço que estamos fazendo está se convertendo em lucro. Mais lucro, mais se pode expandir o negócio.
Na categoria Mercado, precisamos de indicadores que meçam a temperatura dele, ou seja, o mercado está quente ou está frio. Preciso saber também como estão os concorrentes e quais são as tendências. Lembre-se, pessoas mudam de opinião sempre, logo, o mercado vai sempre mudar. O mercado é feito de pessoas que acreditam em produtos ou serviços e que tem interesse em adquiri-los. Assim, o dinheiro vai passando de mão em mão gerando benefícios. É necessário saber indicadores econômicos, Market share, nível de satisfação do seu cliente. Aliás, se você não sabe o que o seu cliente está pensando, posso garantir que seu barco está indo em direção às pedras!! Medir a satisfação do seu cliente é um item obrigatório para quem quer se manter no mercado.
Na categoria Processos Internos, você precisa ter os indicadores de cada processo que sua empresa realiza. Não estou falando somente do produto ou serviço entregues ao cliente, mas o resultado de cada processo existente na sua empresa, como RH, Marketing, Compras, Logistica, entre outros. Cada processo deve entregar um resultado. O conjunto de vários processos funcionando bem só irá conduzir a empresa ao lucro.
Na categoria Pessoas, você deve medir o nível de satisfação e crescimento das pessoas. Lembre-se seus colaboradores são seu principal ativo e não as máquinas. Não conheço uma empresa sem pessoas. Tudo funciona com pessoas e para pessoas e uma coisa eu te garanto, colaboradores insatisfeitos não geram bons resultados. Não há nada mais benéfico do que ter pessoas motivadas e engajadas. Você sabe o nível de satisfação do seu colaborador com sua empresa? Não sabe? Cuidado, seu barco pode estar em direção às pedras…
Depois de listar esses indicadores, precisamos operacionalizar eles. Operacionalizar significa que:
- Você precisa ter certeza de que o número representa uma informação verdadeira. Verifique se a coleta dos dados é fiel à realidade e que não há possibilidade de se burlar os números. Às vezes vamos ter que confiar nas pessoas, mas tente ao máximo buscar esses números de sistemas que sejam blindados contra erros ou alterações
- Ele precisa ser representado de forma gráfica. Eu, particularmente, gosto de gráfico de linha misturado com gráficos de barra. Na linha coloco o ano corrente mês a mês. Nas barras, o resultado consolidado de cada ano até os últimos 5 anos para trás. Dessa forma, é possível ver tendência. Nunca analise um número sem seu histórico. É como analisar uma média sem o desvio-padrão.
- Coloque metas desafiadoras mas atingíveis. Um indicador sem meta não me diz nada. Precisamos de uma referência, pois com ela poderemos verificar o quão perto ou longe estamos do nosso objetivo e isso vai indicar a necessidade de acelerar ou não. Também é uma ótima forma de verificar o resultado da sua equipe.
- Nunca esqueça de colocar se o sentido do indicador é melhor para cima ou para baixo. Uma pequena seta no gráfico resolve isso. Não deixe as pessoas deduzirem se é melhor para cima ou não. Quanto mais clara é a informação, mais eficaz ela é.
- Deixe visível a unidade de medida do indicador. Ela também é uma informação necessária para uma análise. Saber se estamos falando de mil ou de milhões pode mudar muito a tomada de decisão.
Por fim, para ter esse seu painel pronto existem muitas ferramentas no mercado, mas, em último caso, vá para o velho Excel e faça seus gráficos. Com eles, reúna sua equipe, apresente e discuta os números. Eles precisam participar. Várias mentes pensando sobre o mesmo problema tem muito mais chances de oferecer uma solução verdadeiramente eficaz do que uma única mente analisando.
Lembre-se, coloque a gestão pelos resultados como valor e como algo da qual você não abre não, pois a indisciplina é veneno silencioso que vai contaminando tudo e todos. Se você não cobrar e mostrar que aquilo é importante, ninguém vai fazer.